Γράφει η Κατερίνα Πετρίδη
Αισθάνεστε συχνά πως έχετε φορτώσει το πρόγραμμά σας με υπερβολικά πολλές υποχρεώσεις; Εύχεστε η μέρα σας να μην είχε μόνον 24 ώρες; Συνειδητοποιείτε πως δεν υπάρχει περίπτωση να τα προλάβετε όλα και πελαγώνετε; Το άγχος σας σφίγγει το στομάχι και νιώθετε ότι μία ακόμη κρίση πανικού πλησιάζει; Ηρεμήστε, υπάρχει λύση στο πρόβλημά σας και βρίσκεται κρυμμένη μέσα σε μία μαγική λέξη: προτεραιότητες! Σκεφτείτε πως άνθρωποι σαν τον Elon Musk ή τον Steve Jobs δεν έγιναν τόσο πετυχημένοι κάνοντας τα πάντα. Τα κατάφεραν εστιάζοντας στα σωστά πράγματα και αυτό πρέπει να κάνετε κι εσείς. Εμείς θα σας προτείνουμε 7 διαφορετικούς τρόπους για να μπορείτε να διαχειρίζεστε τις καθημερινές σας δραστηριότητες, βάζοντας προτεραιότητες.
1. Το διάγραμμα του Eisenhower
Μοιράστε τα καθήκοντά σας σε τέσσερις κατηγορίες:
- Επείγοντα και σημαντικά: Εκτελέστε τα άμεσα.
- Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα: Προγραμματίστε τα.
- Επείγοντα αλλά όχι σημαντικά: Αναθέστε τα σε κάποιον άλλον.
- Ούτε επείγοντα ούτε σημαντικά: Διαγράψτε τα από τη λίστα σας.
Ο Steve Jobs χρησιμοποίησε αυτή τη μέθοδο για να περιορίσει τα προϊόντα της Apple από 70+ σε μόλις 4. Αποτέλεσμα; Έφερε επανάσταση στην τεχνολογία και άλλαξε τις ζωές μας!
2. Ο κανόνας 80/20
Η περίφημη αρχή του Pareto, σύμφωνα με την οποία το 80% των εσόδων ή των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των προσπαθειών ή των αιτιών. Εστιάστε λοιπόν στο 20% των καθηκόντων σας που φέρνουν το 80% των καλών σας αποτελεσμάτων. Ο Elon Musk εστίασε τις προσπάθειές του στην τεχνολογία για τη δημιουργία της μπαταρίας του Tesla, γιατί έπαιζε καθοριστικό ρόλο για τη διαμόρφωση του κόστους, για την απόσταση που θα μπορούσε να διανύσει το αυτοκίνητο και βέβαια για την επικράτησή του έναντι του ανταγωνισμού. Αναρωτηθείτε λοιπόν, ποιο είναι αυτό το ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε, ώστε να αλλάξουν όλα προς το καλύτερο;
3. Ταξινόμηση με βάση τις επιπτώσεις
Εντοπίστε τα καθήκοντα που η μη εκτέλεσή τους θα έχει τις σοβαρότερες επιπτώσεις. Στην περίφημη SpaceX, την εταιρεία που κατασκευάζει διαστημόπλοια και πραγματοποιεί ταξίδια στο διάστημα, ο ιδρυτής της Elon Musk έριξε όλο το βάρος στο πρόγραμμα κατασκευής επαναχρησιμοποιούμενων πυραύλων, γιατί εάν αποτύγχανε αυτό θα σήμαινε την οικονομική του καταστροφή. Συμβουλή: αξιολογήστε προσεκτικά και μην μπερδέψετε τα πιο απαιτητικά καθήκοντα με τα πιο σημαντικά.
4. Μέθοδος ΑΒΓΔΕ
Κατηγοριοποιήστε με αλφαβητική σειρά τα καθήκοντά σας:
Α: Αυτά που πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε και θα υπάρξουν σοβαρές επιπτώσεις αν δεν τα κάνετε.
Β: Αυτά που θα έπρεπε να κάνετε και θα υπάρξουν μέτριες επιπτώσεις αν δεν τα κάνετε.
Γ: Αυτά που σας είναι ευχάριστο να τα κάνετε και δεν θα υπάρξουν επιπτώσεις αν δεν τα κάνετε.
Δ: Αυτά που μπορείτε να αναθέσετε σε άλλους.
Ε: Αυτά που πρέπει να διαγράψετε από τη λίστα σας.
5. Αυστηρό χρονοδιάγραμμα
Χωρίστε την ημέρα σας προσεκτικά σε διαστήματα αφιερωμένα σε διαφορετικά καθήκοντα. Φροντίστε ο περισσότερος χρόνος σας να είναι αφιερωμένος σε σημαντικά πράγματα. Ο Elon Musk χωρίζει την ημέρα του σε πεντάλεπτα διαστήματα, προκειμένου να παραμένει πάντα απόλυτα εστιασμένος σε αυτό που κάνει. Περιφρουρήστε με κάθε τρόπο τον χρόνο σας. Είναι χρυσός!
6. Οι σωστές ερωτήσεις
Καθώς προγραμματίζετε την ημέρα σας, κάντε στον εαυτό σας τις σωστές ερωτήσεις, όπως π.χ.:
- Αυτό το καθήκον είναι συντονισμένο με την κύρια αποστολή μου;
- Μήπως μπορεί κάποιος άλλος να το κάνει καλύτερα ή γρηγορότερα;
- Ποιο είναι το πραγματικό πρόβλημα που προσπαθώ να λύσω;
Ο Steve Jobs άλλαξε εκ βάθρων ολόκληρους κλάδους της οικονομίας και της τεχνολογίας, επειδή αναρωτιόταν συνεχώς: αυτό το προϊόν είναι το καλύτερο που μπορούμε να φτιάξουμε;
7. Μάθετε να λέτε όχι
Κόψτε μαχαίρι τη διάθεση οποιουδήποτε προσπαθεί να σας αποσπάσει την προσοχή από την εκτέλεση των καθηκόντων σας και διώξτε από μπροστά σας οτιδήποτε δεν σας αφήνει να εστιάσετε σε αυτό που κάνετε. Όπως έχει πει και ο σοφός Steve Jobs: «Για να καταφέρνεις να καινοτομείς πρέπει να λες όχι σε χίλια πράγματα». Όσο για τον Elon Musk αυτός παραμέρισε πολλά projects για να εστιάσει απερίσπαστος στα αυτοκίνητα, στην ενέργεια και στην τεχνητή νοημοσύνη.
Και μερικά χρήσιμα tips για το κλείσιμο:
- Λέγοντας όχι σε ένα πράγμα, στην πραγματικότητα λέτε ναι σε κάτι σημαντικό.
- Αν αισθάνεστε «πνιγμένοι» από τις υποχρεώσεις σας, η πιο πιθανή αιτία είναι ότι δεν έχετε θέσει ξεκάθαρες προτεραιότητες.
- Όταν τα πράγματα ζορίζουν, βάλτε προτεραιότητες, εξουδετερώστε τους περισπασμούς, εστιάστε στις επιπτώσεις της μη δράσης και αποκτήστε τον απόλυτο έλεγχο του χρόνου σας!
Αναδημοσίευση: www.underwriter.gr
